Zgłaszanie nieprawidłowości w nowym punkcie usługowym

Czy nowo otwarty punkt usługowy musi mieć procedurę zgłoszeń?

Podstawą jest Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Obowiązek utworzenia procedury i kanału wewnętrznego zależy od podmiotu prowadzącego punkt, a nie od samego lokalu.

W podmiocie prywatnym próg wynosi co najmniej 50 osób wykonujących pracę na jego rzecz, niezależnie od podstawy prawnej. Jeśli punkt jest częścią większej firmy, sprawdź liczbę osób w całym podmiocie, nie tylko w placówce.

Obowiązek obejmuje także podmioty publiczne, z wyjątkiem organów gmin lub powiatów liczących do 10 000 mieszkańców. Ustawa weszła w życie 25 września 2024 r.; organy publiczne miały utworzyć kanały zewnętrzne do 25 grudnia 2024 r.

Kto w punkcie usługowym może zostać sygnalistą?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu w kontekście związanym z pracą. Ochrona przysługuje od chwili zgłoszenia, jeśli osoba miała uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa.

Ochrona obejmuje m.in. pracowników, także tymczasowych, osoby samozatrudnione, przedsiębiorców, zleceniobiorców, wspólników i udziałowców, członków organów oraz osoby świadczące pracę pod kierownictwem wykonawców, podwykonawców lub dostawców.

Mogą zgłaszać również wolontariusze, stażyści i praktykanci, kandydaci, którzy dowiedzieli się o naruszeniu podczas rekrutacji, oraz byli pracownicy. W nowym punkcie mogą to być na przykład osoby sprzątające lub serwisujące sprzęt.

Jakie nieprawidłowości można zgłaszać, a jakie pozostają poza procedurą?

Zgłoszenia mogą dotyczyć zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i transportu, ochrony środowiska oraz ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego.

Katalog obejmuje też bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt, zdrowie publiczne, ochronę konsumentów, prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych. Dotyczy także naruszeń wpływających na interesy finansowe Unii.

W obszarze rynku wewnętrznego można zgłaszać naruszenia zasad konkurencji, nadużycia związane z pomocą państwa, naruszenia przepisów o podatku od osób prawnych oraz praktyki zmierzające do uzyskania korzyści podatkowej sprzecznej z tymi przepisami.

Naruszenia prawa pracy wykreślono z katalogu. Zaniżone wynagrodzenie, mobbing czy naruszenia BHP nie korzystają z ochrony przewidzianej ustawą o ochronie sygnalistów; kontrolą prawa pracy zajmuje się Państwowa Inspekcja Pracy.

Naruszenia, które można zgłaszać w nowym punkcie usługowym

Wewnętrzny, zewnętrzny czy publiczny – którą drogę zgłoszenia wybrać?

Są trzy drogi: kanał wewnętrzny podmiotu, zgłoszenie zewnętrzne do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego oraz ujawnienie publiczne. Wewnętrzny kanał pozwala ograniczyć krąg osób, które poznają informację.

Zgłoszenia sygnalistów do RPO należy kierować dedykowanymi kanałami Zespołu do spraw Sygnalistów, a nie głównymi kanałami komunikacji Rzecznika, które nie dają szczególnych gwarancji poufności przewidzianych ustawą. RPO przyjmuje zgłoszenia i dokonuje ich wstępnej weryfikacji; właściwy organ publiczny podejmuje działania następcze.

Klient zgłaszający problem z jakością usługi lub towaru może zwrócić się do rzecznika konsumentów lub UOKiK. Taka skarga nie staje się przez to automatycznie zgłoszeniem sygnalisty, którego ochrona dotyczy informacji uzyskanych w kontekście związanym z pracą.

Drogi zgłoszeń: wewnętrzne vs. zewnętrzne vs. publiczne

Jak zorganizować kanał zgłoszeń, by nie ujawnić sygnalisty?

Zwykły telefon może ujawnić sygnalistę po głosie, także osobom towarzyszącym odbiorcy. Korespondencję tradycyjną może zobaczyć sekretariat, a do wiadomości e-mail może mieć dostęp informatyk; spotkanie osobiste również może ujawnić tożsamość zgłaszającego.

Wybierz kanał poufny, dostępny dla ograniczonego kręgu osób i obsługiwany bez konfliktu interesów. Procedura powinna opisywać zadania upoważnionego pełnomocnika oraz wskazywać bezstronną osobę lub jednostkę do działań następczych.

Zalety i ryzyka wyboru kanałów zgłoszeń

Procedura i rejestr zgłoszeń od pierwszego dnia działalności

Procedura określa sposoby przekazywania zgłoszeń, osobę lub jednostkę upoważnioną do ich przyjmowania oraz bezstronną osobę lub jednostkę prowadzącą działania następcze, w tym weryfikację i dalszą komunikację. Powinna też opisywać tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi.

Procedurę należy poddać konsultacjom, a następnie przekazać informację o niej osobom objętym jej zakresem, w tym zespołowi punktu i innym osobom wykonującym dla niego pracę.

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera sygnaturę zgłoszenia, datę jego wpływu oraz formę zgłoszenia, czyli kanał, którym zostało przekazane.

Przyjęcie zgłoszenia należy potwierdzić w ciągu 7 dni, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Trzeba podjąć działania następcze z należytą starannością i przekazać informację zwrotną najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia albo — gdy potwierdzenia nie wysłano — od upływu 7 dni od otrzymania zgłoszenia.

Kary za utrudnianie zgłoszeń i działania odwetowe – czego unikać?

Kto, chcąc uniemożliwić zgłoszenie, uniemożliwia je lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli używa przemocy, groźby bezprawnej lub podstępu, grozi mu pozbawienie wolności do lat 3.

Za działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w zgłoszeniu lub osoby z nim powiązanej grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Przy uporczywym działaniu kara pozbawienia wolności może wynieść do lat 3.

Utrudnianiem może być brak procedury, pominięcie konsultacji, niepoinformowanie zespołu albo wybór kanałów odstraszających z powodu braku poufności. Odwetem mogą być groźby eliminowania sygnalistów z organizacji lub wyznaczenie na odbiorcę osoby o złej reputacji i małej dyskrecji.

Praktyczny plan wdrożenia w nowym punkcie usługowym

Sprawdź, kto prowadzi punkt i ile osób wykonuje pracę na rzecz tego podmiotu w całej organizacji. Następnie ustal, które osoby związane z placówką — w tym zleceniobiorcy, stażyści i pracownicy podwykonawców — mogą korzystać z kanału.

Wyznacz odbiorcę bez konfliktu interesów oraz bezstronną osobę lub jednostkę do weryfikacji zgłoszeń i działań następczych. Opisz ich zadania w procedurze i wybierz poufny kanał.

Skonsultuj procedurę, przekaż informację o niej osobom objętym jej zakresem i prowadź rejestr z sygnaturą, datą wpływu oraz formą zgłoszenia. Potwierdzaj przyjęcie w ciągu 7 dni, prowadź działania następcze i przekaż informację zwrotną w ustawowym terminie.

Poinformuj odbiorcę i przełożonych o zakazie działań odwetowych. Zachowaj dokumentację konsultacji oraz przekazania informacji zespołowi.

Kroki wdrożenia kanału zgłoszeń w nowym punkcie usługowym